Funciones de base de datos en Excel

Microsoft Excel contiene gran cantidad de funciones predefinidas que se utilizan para resolver o facilitar todo tipo de problemas con la gestión de datos, pero además se utiliza para Inteligencia de Negocios con Excel y Power BI.

Es importante estar atentos a este tipo de avances en herramientas que parecían únicamente servir para la gestión en la oficina.

Las funciones que se explican a continuación, son adecuadas para el manejo y control de los datos, en este caso concreto funciones de base de datos.

La estructura de una base de datos se identifica como un conjunto de registros relacionados, compuesto por filas y columnas. La primera fila suele contener los títulos de cada columna de datos.

Sintaxis general de la función

nombre_de_funcion(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
base_de_datos Rango o grupo de celdas que componen la base de datos.
nombre_de_campoNombre de la columna de registros que contiene los registros que se utilizarán para obtener el resultado final que se busca utilizando la función.
criteriosGrupo de celdas que contienen las condiciones o criterios que se deben cumplir. Se debe incluir un título de columna y una celda bajo el título para una condición.

Función BDPROMEDIO

Con esta función se calcula el promedio de valores incluidos en una columna, listado o base de datos, que cumpla criterios establecidos previamente.

Con la siguiente animación, se analizará el funcionamiento de la función BDPROMEDIO en base a un ejemplo con el que, partiendo de los datos contenidos en una tabla, se buscará obtener el promedio de vueltas en la pista, del equipo McLaren, de Fórmula 1.

Función BDCONTAR

Dentro de un rango que contenga registros, con esta función se cuentan las celdas que contienen números, tomando en cuenta los que cumplan criterios establecidos previamente.

Con la siguiente animación se analizará el funcionamiento de la función BDCONTAR. Para ello, dentro de una base de datos con jugadores de fútbol, la función contará cuantos de ellos han logrado tres goles.

Función BDEXTRAER

Con la función bdextraer se obtiene un valor único de una columna, de una lista o una base de datos, siempre que se cumplan unas condiciones determinadas previamente.

La función bdextraer es indicada para los casos en que se trabaje con bases de datos y sea necesario obtener algún dato concreto, dato único, en base a uno o mas criterios.

Con la siguiente animación, se analizará la función BDEXTRAER. Para ello, en una base de datos con vehículos de diferentes marcas, se extraerá el valor del precio de un Mercedes.

Función BDMAX

Con la función bdmax, se obtiene el número más grande (con más valor) entre otros, en un campo de registros de base de datos, siempre que coincida con el criterio especificado.

La función bdmax es indicada para los casos en que se trabaje con bases de datos o listas de registros y sea necesario obtener algún dato concreto, dato único, en base a uno o mas criterios.

Con la siguiente animación, se analizará la función BDMAX. Para ello, en una base de datos dividida en países, continentes productos de importación e importes, se obtendrá el mayor valor conseguido en un continente.

Función BDMIN

Con la función bdmin, en una columna de la base de datos, se obtiene el número más pequeño (con menor valor), que coincida con los criterios previamente establecidos.

La función bdmin es indicada para los casos en que se trabaje con bases de datos o listas de registros y sea necesario obtener algún dato concreto, dato único, en base a uno o mas criterios.

Con la siguiente animación, se analizará la función BDMIN. Para ello, en una base de datos dividida en países, continentes productos de importación e importes, se obtendrá el menor valor conseguido en un continente.

Función BDPRODUCTO

Con la función bdproducto se obtiene, según criterios previamente establecidos, el resultado de una multiplicación entre una serie de datos contenidos en una columna de la base de datos.

La función bdproducto es indicada para los casos en que se trabaje con listas de registros y sea necesario obtener el producto de varios datos concretos, en base a uno o mas criterios.

Con la siguiente animación, se analizará la función BDPRODUCTO. Para ello, en una base de datos que contiene los nombres, apellidos, nota obtenida y materia de estudio, se obtendrá el producto total de las personas que han estudiado Windows.

Función BDSUMA

Con la función bdsuma, dentro de una columna de la base de datos, se eligen datos concretos en base a criterios previamente establecidos y, como resultado, se obtiene la suma total de los datos seleccionados.

La función bdsuma es indicada para los casos en que se trabaje con listas de registros y sea necesario obtener la suma de varios datos concretos, en base a uno o mas criterios.

Con la siguiente animación, se analizará la función BDSUMA. Para ello, en la columna de la base de datos que contiene los diferentes importes de productos importados, se elegirán aquellos que pertenecen a Europa y como resultado final se obtendrá la suma total obtenida en ese continente.

A tener en cuenta

Siempre que se indique un nombre o título de campo, con una celda debajo para establecer un dato de con el que comparar, cualquier conjunto de celdas, situadas en cualquier lugar, se podrán utilizar como criterios en la ventana de argumentos.

En el caso de que ningún dato coincida con los criterios indicados, en la celda elegida al principio para mostrar el resultado final de la aplicación de la función bdmax se podrá ver el error #¡VALOR!.

En el caso de que en la base de datos, exista más de un registro que coincida con los criterios seleccionados, en la celda indicada al principio para mostrar el resultado final, se podrá ver el error #¡NUM!.

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